Mengapa software payroll yang baik tidak hanya berfungsi untuk menghitung gaji karyawan

By | September 22, 2020

Seperti yang telah diketahui fungsi utama software payroll adalah untuk menghitung gaji karyawan. Namun, ketika situasi berubah menjadi serba remote, fungsi software tersebut harus lebih efisien.

Pada beberapa waktu lalu, gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan telah menetapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) kembali yang akan ditetapkan mulai tanggal 14 September 2020. Keputusan tersebut akan menyebabkan perubahan yang signifikan untuk kegiatan operasional perkantoran.

Seluruh bagian perusahaan akan terpengaruh, salah satunya adalah divisi Human Resource (HR) yang bertanggung jawab atas penghitungan gaji dan sejumlah masalah administrasi lainnya.

Software payroll yang paling tepat untuk situasi bekerja total dari rumah adalah software yang mumpuni untuk menghadapi situasi apapun. Penghitungan gaji yang akurat memang penting, tapi apa saja sebenarnya yang membuat suatu asisten payroll menjadi pilihan yang terbaik?

Disinilah Anda harus memperhatikan beberapa hal berikut, baik Anda telah memilih software payroll maupun masih dalam tahap mempertimbangkan:

1. Harus bisa menghitung komponen lainnya

Di dalam penghitungan gaji ada beberapa komponen yang turut diperhitungkan sehingga berpengaruh kepada hasil take home pay. Komponen-komponen tersebut adalah BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKm), Jaminan Hari Tua (JMT), Jaminan Pensiun (JP), hingga pajak penghasilan (PPh 21).

Besar pemotongan yang diambil dari gaji apabila perusahaan menerapkan sistem gross harus dapat dikalkulasikan secara tepat dan akurat melalui software payroll, sehingga hasil akhir yang akan diberikan kepada karyawan tidak ada kekeliruan.

2. Memungkinkan penarikan slip gaji otomatis

Transparansi diperlukan di dalam hubungan antara perusahaan dan karyawan demi menjaga loyalitas dan kepercayaan. Untuk itu, setiap pemberian gaji karyawan akan diberikan atau dihimbau untuk mengajukan permohonan slip gaji.

Dengan sistem manual, biasanya ada beberapa dokumen yang perlu ditandatangani atau e-mail yang harus disetujui atasan sebelum akhirnya karyawan bisa mendapatkan slip gaji. Namun, dengan berubahnya kondisi di kegiatan perkantoran, hal teknis tersebut kemungkinan besar tidak akan efisien lagi.

Oleh sebab itu, software payroll perlu memiliki fitur slip gaji otomatis yang memungkinkan karyawan untuk mendapatkan slip gajinya bersamaan dengan gaji yang diterima pada bulan itu. Slip gaji akan diterima dalam bentuk dokumen online yang bisa dibuka kapan saja.

Lebih baik lagi jika software payroll berbasis teknologi cloud, sehingga data sensitif yang terdapat di dalam slip gaji akan lebih aman dan terjaga.

3. Integrasi dengan absensi

Perhitungan gaji sangat berpengaruh dari berapa total hari karyawan masuk bekerja. Kekeliruan bisa saja muncul ketika sistem penghitungan payroll tidak terintegrasi dengan fitur absensi. Ketika jam kerja yang terdokumentasi tidak sesuai, maka jumlah penghitungan gaji karyawan juga menjadi tidak akurat.

Untuk itu, software payroll yang terintegrasi dengan absensi, khususnya yang mendokumentasikan jam kerja secara real-time menjadi salah satu karakteristik wajib untuk dipertimbangkan.

4. Terintegrasi dengan lembur

Hal lainnya yang harus terintegrasi dengan perhitungan gaji adalah berapa banyak hari lembur yang dilakukan oleh karyawan. Sedikit banyaknya jumlah hari lembur akan berpengaruh terhadap perhitungan gaji karena upah lembur harus diikut sertakan kedalamnya.

Software payroll yang otomatis menghitungkan hari lembur ke dalam gaji akan sangat bermanfaat untuk situasi saat ini dimana batas jam kerja akan sangat berbeda jauh dari sebelumnya.

5. Dapat mengajukan cuti

Karakteristik software payroll terbaik yang juga sangat penting adalah fitur pengajuan cuti. Walaupun bekerja dari rumah, tidak jarang karyawan membutuhkan waktu rehat sejenak dari pekerjaan.

Dengan sistem lama atau manual, pengajuan cuti akan sangat merepotkan untuk dilakukan pada saat ini. Software payroll yang otomatis terintegrasi dengan pengajuan cuti serta kalkulasi hari kerja yang dilakukan karyawan akan membantu penghitungan gaji secara signifikan.

Sistem Payroll Talenta, Meringankan Pekerjaan HR dan Manajer hingga 50 %

Sistem payroll yang tepat untuk kondisi WFH saat ini tidak hanya membutuhkan fitur penghitungan gaji yang akurat, tetapi juga kelebihan lainnya seperti integrasi absensi, cuti dan lembur agar remote working terdukung secara maksimal.

Di Talenta, software payroll yang berbasis teknologi cloud menawarkan seluruh fitur tersebut di dalam satu aplikasi. Talenta dapat memangkas beban kerja HR Anda hingga 50%, serta meningkatkan akurasi, memudahkan proses pajak, dan memberikan aksesibilitas kepada payroll kapanpun dan dimanapun.

Dengan sertifikasi ISO 27001, Talenta menjamin keamanan seluruh data penting terkait perusahaan dan karyawan Anda.

Pelajari lebih lanjut: coba demo gratis Talenta sekarang!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *